Per ogni lavoratore subordinato è importante mantenere un fascicolo completo, aggiornato e facilmente consultabile.
In genere, dovrebbero essere inclusi:
lettera di assunzione o contratto;
comunicazione obbligatoria di assunzione;
documento di identità e codice fiscale;
eventuale permesso di soggiorno, se necessario;
mansioni e inquadramento applicato;
orario di lavoro;
buste paga;
prova tracciabile dei pagamenti;
documentazione contributiva e assicurativa;
eventuali attestati formativi o abilitazioni;
documentazione sulla sicurezza sul lavoro;
eventuali delibere interne, soprattutto se il lavoratore è socio, consigliere, dirigente o familiare di un dirigente.
Avere una documentazione ordinata aiuta a dimostrare che il rapporto di lavoro è reale, coerente e gestito in modo corretto.