In generale, per i rimborsi spese è importante considerare il tipo di pagamento. Se si tratta di un rimborso documentato, è consigliabile conservare sempre:
la richiesta di rimborso;
i documenti giustificativi;
l'autorizzazione o la delibera interna, se prevista;
la prova del pagamento.
Anche quando l’importo è inferiore alle soglie di legge, è comunque consigliabile effettuare pagamenti tracciabili, soprattutto per rimborsi ricorrenti o destinati a dirigenti, volontari, collaboratori o membri degli organi sociali.
Per i volontari sportivi, l’art. 29 del D.lgs. 36/2021 conferma che la prestazione deve rimanere gratuita e non può essere compatibile con rapporti di lavoro retribuito con lo stesso ente; i rimborsi devono quindi mantenere la loro reale natura di rimborso e non trasformarsi in compensi mascherati.