Il verbale dell’assemblea dei soci che decide lo scioglimento deve essere redatto seguendo principalmente lo statuto dell’ASD riguardo a convocazione, quorum e maggioranze. Se l’ASD è un’associazione riconosciuta e lo statuto non prevede diversamente, per deliberare lo scioglimento e la devoluzione del patrimonio è necessario il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati. Inoltre, per una ASD lo statuto deve indicare sia le modalità di scioglimento sia l’obbligo di devoluzione del patrimonio a fini sportivi. Non è obbligatorio scrivere una motivazione dettagliata, ma è utile riportare nel verbale la ragione dello scioglimento, come inattività, mancanza di associati, impossibilità di proseguire, scelta organizzativa, ecc.
È consigliabile indicare il nome del liquidatore, i suoi dati anagrafici, l’accettazione dell’incarico e l’ambito dei suoi poteri: ad esempio, chiudere rapporti pendenti, incassare crediti, pagare debiti, chiudere i rapporti con il CSI, il RASD, l'Agenzia delle Entrate, la banca, i fornitori, il personale e i collaboratori. Per le associazioni riconosciute, il Codice Civile collega lo scioglimento alla successiva liquidazione del patrimonio.
La destinazione del patrimonio residuo deve essere decisa in linea con lo statuto e la normativa sportiva: per una ASD, il patrimonio residuo non può essere distribuito ai soci, ma deve essere devoluto a fini sportivi. Se l’ente è anche ETS iscritto al RUNTS, si applicano ulteriori regole previste dalla disciplina del Terzo Settore.
Una parte importante è evitare formule troppo generiche: nel verbale devono essere chiaramente indicati quorum, delibera di scioglimento, nomina del liquidatore e destinazione del patrimonio. Inoltre, dopo il verbale, è necessario completare gli adempimenti verso il CSI, il RASD e l'Agenzia delle Entrate per la chiusura di codice fiscale e partita IVA.
Sul portale https://www.mycsi.it, accessibile con le stesse credenziali del Tesseramento Online CSI, si può trovare il link "Moduli, fac simili e materiali", poi la categoria "Facsimili documenti sociali" e infine la sezione "Assemblee soci e associati", dove è possibile scaricare gratuitamente il file Word “Verbale di Assemblea scioglimento ASD”, un modello utile su cui lavorare.