Nel volontariato non si utilizza il termine "contratto" (che si riferisce a un rapporto di scambio economico), ma si parla di Lettera di Incarico o Protocollo di Intesa per Prestazione Volontaria. Formalizzare il rapporto è importante per tutelare l'associazione, soprattutto per quanto riguarda aspetti assicurativi e fiscali. Per essere chiaro e proteggere la società sportiva da eventuali contestazioni (ad esempio, una possibile riqualificazione come lavoro subordinato), il documento dovrebbe indicare in modo preciso:
Natura Gratuita: una dichiarazione esplicita che la prestazione è offerta in modo spontaneo, gratuito e senza interessi, senza vincoli di subordinazione o obbligo di presenza fissa;
Oggetto dell'attività: una descrizione chiara ma generale delle mansioni (ad esempio, supporto logistico, biglietteria, accompagnamento atleti);
Durata: se l'incarico è continuativo o limitato a un singolo evento o stagione;
Assicurazione: il riferimento alla copertura assicurativa obbligatoria (Infortuni e Responsabilità Civile verso terzi) come previsto dalla L. 289/02 e dal D.Lgs. 36/2021, generalmente garantita dal tesseramento al CSI;
Rimborsi Spese: la precisazione che il volontario ha diritto solo al rimborso delle spese vive documentate (o forfettarie entro i limiti di legge), senza alcuna forma di remunerazione.
Oltre alla lettera di incarico, all'inizio dell'attività è consigliabile raccogliere:
Autocertificazione di non incompatibilità: il volontario dichiara di non ricevere compensi per la stessa mansione dalla stessa ASD/SSD;
Informativa Privacy (GDPR): per il trattamento dei dati personali e l’eventuale pubblicazione di foto o video durante gli eventi;
Copia del documento di identità (e autorizzazione dei genitori se il volontario è minorenne).
Anche se il volontariato nasce in modo spontaneo, è molto utile avere una forma scritta per tre motivi principali:
Ispettorato del Lavoro: serve a dimostrare che la persona presente non è un "lavoratore in nero";
Assicurazione: in caso di infortunio, la compagnia assicurativa richiede la prova che il volontario fosse autorizzato dall’associazione a svolgere quel ruolo;
Sicurezza: aiuta a dimostrare che il volontario è stato informato sui rischi e sulle procedure di sicurezza dell’impianto.
Nel portale https://www.mycsi.it, accessibile con le stesse credenziali del Tesseramento Online del CSI, nella sezione “Moduli, fac-simili, materiali”, alla categoria “Fisco e Lavoro” e nella sezione “Contrattualistica”, è disponibile un file PDF con il fac-simile della lettera per i volontari.