È importante che la comunicazione sia il più chiara e completa possibile, includendo tutte le informazioni utili per descrivere l’evento e permettere una corretta valutazione da parte dell’autorità.
In particolare, sarebbe utile indicare:
- la denominazione e i dati dell’organizzatore;
- il nome e i recapiti del responsabile;
- la data e gli orari di inizio e fine;
- il luogo o il percorso;
- la tipologia di manifestazione sportiva;
- il numero stimato di atleti, partecipanti, pubblico e accompagnatori;
- l’eventuale presenza di minori;
- le misure previste per la sicurezza, gli accessi, il deflusso e il primo soccorso;
- eventuali richieste di chiusura strade, occupazione del suolo pubblico o modifiche alla viabilità.
Se l’evento è particolarmente complesso, è consigliabile allegare il programma, la planimetria, il percorso e il piano organizzativo.