Qui è importante fare una distinzione. La conservazione in archivio può essere legittima anche a lungo termine; invece, la reperibilità online nominativa e indicizzabile richiede una valutazione più attenta. Il Garante per la Privacy ha spiegato che conservare un archivio online può avere una giustificazione storico-documentaristica, ma ha anche sottolineato l'importanza di strumenti come l'aggiornamento e la deindicizzazione quando il contenuto diventa obsoleto, sproporzionato o troppo penalizzante nella ricerca tramite motori di ricerca. Secondo il CSI, una soluzione equilibrata potrebbe essere: un archivio interno completo, un archivio web pubblico disponibile per il tempo necessario alla funzione sportiva, e per i documenti più vecchi valutare la deindicizzazione o un accesso meno visibile ai motori di ricerca.