Le Tabelle ACI sono il riferimento ufficiale massimo per calcolare il costo chilometrico di un veicolo, considerando carburante, usura, assicurazione e manutenzione. Nel mondo sportivo sono importanti perché:
Definiscono l'importo massimo del rimborso spese che può essere riconosciuto a tecnici, atleti o dirigenti che utilizzano il proprio mezzo per le trasferte;
Assicurano che il rimborso non sia soggetto a tassazione: se l'importo unitario è uguale o inferiore alle tabelle ACI, non viene considerato reddito e quindi non si pagano tasse o contributi;
Stabiliscono il valore dei fringe benefit per le auto aziendali concesse in uso promiscuo ai collaboratori.
Per evitare problemi in caso di controlli fiscali, l'ASD dovrebbe verificare marca, modello, alimentazione e serie esatta del veicolo usato dal collaboratore e consultare le tabelle ACI pubblicate in G.U. per trovare il costo chilometrico corrispondente alla percorrenza annua prevista (di solito 15.000 km). Il collaboratore deve presentare una nota spese con data, tragitto (partenza e arrivo), km percorsi e motivo della trasferta sportiva, moltiplicando poi i km per il valore ACI. È consigliabile effettuare il rimborso con metodi tracciabili. Il Consiglio Direttivo della ASD/SSD può inoltre decidere un rimborso chilometrico anche diverso, purché inferiore, a quanto previsto dalle Tabelle ACI.
Se l'associazione rimborsa invece una cifra superiore al valore indicato dalle Tabelle ACI per quel veicolo, la parte eccedente sarà considerata reddito da lavoro e su di essa si dovranno calcolare le eventuali ritenute fiscali e i contributi previdenziali, sommando eventuali altri compensi sportivi percepiti laddove l'importo superi le soglie previste.
Nota importante: il rimborso chilometrico copre già carburante e usura; quindi, non è possibile rimborsare separatamente gli scontrini della benzina se si applica la tariffa chilometrica ACI.