L’associazione dovrebbe mantenere tutti i documenti che dimostrano le entrate e le uscite riportate nel rendiconto.
Tra i documenti più rilevanti ci sono:
ricevute rilasciate a soci, tesserati e partecipanti;
fatture emesse e ricevute;
documenti commerciali e scontrini;
estratti conto bancari;
prima nota cassa e banca;
contratti di sponsorizzazione, pubblicità, locazione o collaborazione;
ricevute per compensi e rimborsi;
note spese e relativi giustificativi;
delibere degli organi associativi;
verbale di approvazione del rendiconto;
prospetti dei corsi e delle attività;
documentazione relativa a contributi pubblici, liberalità e raccolte fondi.
Le scritture contabili e le fatture vanno conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, come previsto dall’art. 2220 del Codice civile.