Il Codice Civile non richiede alle associazioni di tenere i libri sociali, anche se questo obbligo potrebbe derivare da quanto previsto nello statuto.
Per dimostrare l’esistenza del rapporto associativo e per verificare il rispetto delle norme civilistiche e fiscali, è comunque consigliabile istituire e mantenere i seguenti libri, per i quali non è necessaria la vidimazione o numerazione:
Libro soci, dove annotare in ordine cronologico i dati anagrafici degli associati e le relative quote sociali,
Libro dei verbali delle assemblee dei soci,
Libro dei verbali del consiglio direttivo,
Libro dei verbali dei revisori (se previsti dallo statuto),
Libri contabili.
Anche se per l’attività istituzionale non esistono regole precise sugli obblighi contabili e di rendicontazione, è comunque preferibile organizzare e mantenere un sistema contabile ordinato, che riporti anche in modo sintetico le operazioni economiche e finanziarie svolte durante l’esercizio sociale. Questo aiuta a garantire trasparenza, democraticità e controllo nella gestione finanziaria ed economica dell’associazione, sia in caso di verifiche fiscali, sia per offrire chiarezza agli associati e a soggetti terzi, come banche o altri istituti di credito.