Tutta la documentazione relativa alla segnalazione viene gestita con la massima riservatezza. Le informazioni sono condivise solo con le persone che, per il loro ruolo e competenza, hanno il diritto di conoscerle. In particolare, possono esserne informati il Child Safeguarding Focal Point, il Gruppo di Monitoraggio Nazionale, gli organi interni competenti per questioni disciplinari e, quando previsto, le autorità competenti. Le informazioni e i documenti vengono diffusi solo nella misura strettamente necessaria, ai fini di garantire la tutela del minore e una corretta gestione della segnalazione.