È importante comunicare con precisione la posizione del dispositivo, le sue caratteristiche, marca e modello, la data di scadenza delle parti soggette a deterioramento come batterie e piastre adesive, oltre agli orari di accesso al pubblico. Queste informazioni devono essere sempre aggiornate e non trasmesse una sola volta per poi essere dimenticate. Per questo motivo, è utile creare una scheda completa del dispositivo e aggiornare i dati ogni volta che si sostituiscono batterie, piastre o si cambia la collocazione, controllando periodicamente che le informazioni siano ancora corrette.